Proces for at få selvbetjening ind på Virk og Business in Denmark

I hele processen tilbyder Virk sparring og rådgivning til jer og jeres leverandør om fx:

• processen, når selvbetjening skal ind på Virk eller Business in Denmark
• anvendelse af det Fælles Design System
• brugervenlighed i selvbetjeningsløsninger
• indhold og struktur på introsider. 

Kontakt Virk Myndighedsteam i god tid for sparring og rådgivning: Virkmyndighedsteam@erst.dk

I bygger jeres selvbetjeningsløsning og den tilhørende introside, der skal udstilles på Virk eller Business in Denmark. Vær opmærksom på kravene til selvbetjeningsløsninger og introsider:

Krav til selvbetjeningsløsninger på Virk og Business in Denmark

Krav til introsider for selvbetjening på Virk og Business in Denmark

Det er en god ide, at I inddrager jeres brugere, når I udvikler nye selvbetjeningsløsninger og introsider, eller når I forbedrer en eksisterende. Inddrag gerne brugerne allerede i planlægningen, og få nyttige input via brugertests m.m.:

Guide til gode brugeroplevelser – Digitaliseringsstyrelsen

Sørg for at teste din selvbetjeningsløsning og introside, inden du sender dem til Virks kvalitetssikring. Få evt. også en kollega til at kigge det igennem. Kan man fx gennemføre selvbetjeningen uden problemer? Eller kan man indtaste forkerte oplysninger i standardfelter, som vil kræve rettelser senere i sagsbehandlingen, fx e-mailadresser uden “@”?

Kontakt gerne Virk Myndighedsteam, hvis du er i tvivl om noget: VIRKmyndighedsteam@erst.dk

Kontakt Virk, når I har udviklet og testet selvbetjeningsløsningen og dens introside på Virk eller Business in Denmark. Gør det i god tid, og gerne mindst en måned før selvbetjeningen skal kunne ses på portalen. Så kan vi bedst planlægge processen og tage højde for særlige forhold, som vi evt. skal være opmærksomme på i kvalitetssikringen. Regn med, at det typisk tager 10 arbejdsdage, fra du melder løsningen ind til kvalitetssikring, til den er godkendt til publicering. 

Virk kvalitetssikrer selvbetjeningsløsninger hele året, men regn med længere behandlingstid i ferieperioder. Vi bestræber os på at være fleksible, fx når ny lovgivning skaber kort frist.

Virk gennemgår og kvalitetssikrer selvbetjeningsløsningen og dens introside, når du har udfyldt og sendt formularen:

Send selvbetjeningsløsning og introside til Virks kvalitetssikring

Når du udfylder formularen, bliver du bl.a. bedt om at oplyse:

• selvbetjeningsløsningens titel, URL og Virk-ID.
• kontaktinfo for dig eller den person, som Virk skal sende kvalitetssikringsrapport til.
• tidspunkter for, hvornår løsningen er klar til henholdsvis Virks kvalitetssikring og publicering på Virk.
• relevante testcertifikater og andre forhold, som kan have betydning for Virks gennemgang af løsningen.
• information om, hvordan løsningen skal oplyse om GDPR.
• emnekoder, hvis det er en engelsk blanket, der er omfattet af Single Digital Gateway.
• selvbetjeningsløsningens målgrupper.

Gør det muligt for Virk at teste

Det er vigtigt, at I giver Virk mulighed for at lave en realistisk test. Virk skal kunne:

• tilgå og teste løsningen i en testversion. Der skal kunne logges ind med MitID testcertifikater.
• teste brugsscenarier fra start til slut: Fra introside til login, gennem løsningen, over kvitteringssiden og inkl. eventuel kvittering i digital postkasse og tredjeparts godkendelse. 
• bruge jeres testdata og -cases til testen, medmindre der uproblematisk kan testes med ”tilfældige” data.

Når I har sendt jeres selvbetjeningsløsning til gennemgang, tester Virk den og udarbejder en kvalitetssikringsrapport. Virk gennemgår hele brugerflowet gennem introside og løsning for at sikre, at der er en sammenhængende brugerrejse, og at introsiden og løsningen overholder Virks krav. 

Hvis en løsning indeholder flere flows eller brugsscenarier, tester Virk højst det ene af dem. 

Kvalitetssikringsrapporten fra Virk er bygget op efter en fast skabelon, der tager udgangspunkt i Virks krav:

Krav til selvbetjeningsløsninger på Virk og Business in Denmark

Krav til introsider for selvbetjening på Virk og Business in Denmark

Når I har modtaget Virks kvalitetssikringsrapport, kan det være, I skal tilrette noget, inden Virk kan publicere selvbetjeningsløsningens introside. Hvis selvbetjeningsløsningen og introsiden er:

• godkendt: Introsiden kan publiceres på Virk eller Business in Denmarkpå en dato, du ønsker.
• ikke godkendt: Selvbetjeningsløsningen og introsiden skal tilrettes med udgangspunkt i rapporten, og Virk skal kvalitetssikre dem igen, før de kan publiceres på portalen.

Kig kvalitetssikringsrapporten igennem og se, hvad Virks testere har fundet. Returner herefter rapporten med bemærkninger – herunder hvad I har rettet.

Det kan ske, at løsningen eller introsiden ikke er godkendt, men at I har brug for at de publiceres hurtigst muligt. I så fald kan I kontakte Virk og bede om en midlertidig godkendelse.

Virk publicerer jeres selvbetjeningsløsnings introside på Virk eller Business in Denmark på den publiceringsdato, som I har ønsket, dengang I sendte løsningen til Virks kvalitetssikring. Virk giver jer besked, når publiceringen sker. Inden publiceringen skal I eller jeres leverandør:

1. publicere selvbetjeningsløsningen på jeres produktionsmiljø.
2. klargøre introsiden i Virk Redigering og indsætte løsningens produktionsurl. Hvis løsningen ligger i Blanketmotor, kommer URL'en ind på introsiden, når I overfører løsningen fra Blanketmotoren til Virk.

Opret introside til selvbetjening på Virk og Business in Denmark

Blanketmotors wiki om Virk

Det er en god ide, at I lige tjekker, at tingene ser OK ud efter publiceringen.

Business in Denmark er en engelsksproget søsterside til Virk. Her kan din myndighed udstille information og selvbetjeningsløsninger til virksomheder på engelsk. Erhvervsrettede EU-blanketter skal have en introside på Business in Denmark. Formålet med portalen er at gøre det lettere for myndigheder at leve op til de krav, som EU-kommissionen stiller i forbindelse med Single Digital Gateway.

Virk kvalitetssikrer ikke læsbarhed og stavefejl på engelsksprogede introsider og løsninger.

Når du melder en selvbetjeningsløsning til Virks kvalitetssikring, skal du medsende emnekoder, hvis det er en engelsk blanket, der er omfattet af Single Digital Gateway. Virk Myndighedsteam lægger emnekoderne på din myndigheds introsider for dig. En introside må godt forsynes med mere end en emnekode, hvis det er relevant.

Emnekoderne er fastlagt af EU-kommissionen og skal sikre, at indholdet fra Business in Denmark bliver udstillet korrekt på Your Europe:

Your Europe

Oversigt over emnekoder til introsider:

• Ingen emnekode: Opstart, drift og lukning af en virksomhed
• J1: Registrering af en virksomhed, ændring af en virksomheds juridiske form og lukning af en virksomhed (registreringsprocedurer og juridiske former, virksomheder kan have)
• J2: Flytning af en virksomhed til en anden medlemsstat
• J3: Intellektuelle ejendomsrettigheder (ansøgning om patent, registrering af et varemærke, en tegning eller et design, opnåelse af en licens til reproduktion)
• J4: Retfærdighed og gennemsigtighed i handelspraksis, herunder forbrugerrettigheder og garantier i forbindelse med salg af varer og tjenesteydelser
• J6: Rettigheder og forpligtelser i henhold til aftaleretten, herunder morarenter
• J7: Insolvensbehandling og likvidation af selskaber
• J8: Kreditforsikring
• J9: Fusion af selskaber eller salg af en virksomhed
• J10: Direktørers og bestyrelsesmedlemmers civilretlige erstatningsansvar
• Ingen emnekode: Ansatte
• K1: Ansættelsesvilkår fastsat ved lov eller bekendtgørelse (herunder arbejdstid, betalt orlov, ret til ferie, rettigheder og forpligtelser vedrørende overarbejde, lægeundersøgelser, opsigelse af kontrakter, afskedigelser og arbejdsløshed pga. virksomhedslukning eller personaleindskrænkning)
• K2: Socialsikringsrettigheder og -forpligtelser i Unionen (registrering som arbejdsgiver, registrering af ansatte, meddelelse om en ansættelseskontrakts ophør, betaling af sociale bidrag, rettigheder og forpligtelser vedrørende pensioner)
• K3: Ansættelse af arbejdstagere i andre medlemsstater (udstationering af arbejdstagere, bestemmelser om fri udveksling af tjenesteydelser, bopælskrav for arbejdstagere)
• K4: Ligebehandling (regler, der forbyder forskelsbehandling på arbejdspladsen, lige løn til mænd og kvinder og lige løn til ansatte med tidsbegrænsede eller tidsubegrænsede ansættelseskontrakter)
• K5: Bestemmelser om personalerepræsentanter
• Ingen emnekode: Skatter og afgifter
• L1: Moms: oplysninger om de generelle bestemmelser, satser og undtagelser, registrering og betaling af moms, momsrefusion
• L2: Punktafgifter: oplysninger om de generelle bestemmelser, satser og undtagelser, registrering i henseende til punktafgifter og betaling af punktafgifter, refusion af punktafgifter
• L5: Andre skatter og afgifter: betaling, satser, tilbagebetaling
• Ingen emnekode: Varer
• M2: Regler for og krav til produkter
• M3: Identificering af gældende standarder, tekniske specifikationer og certificering af produkter
• M4: Gensidig anerkendelse af produkter, der ikke er omfattet af EU-specifikationer
• M7: Defekte produkter: forbrugerrettigheder og garantier, eftersalgsansvar, retsmidler for den forurettede part
• M9: Genanvendelse og affaldshåndtering
• Ingen emnekode: Tjenesteydeser
• N1: Erhvervelse af licenser, autorisationer eller tilladelser med henblik på opstart og drift af virksomhed
• N2: Underrettelse af myndighederne om grænseoverskridende aktiviteter
• N3: Anerkendelse af faglige kvalifikationer, herunder erhvervsrettet uddannelse
• Ingen emnekode: Finansiering af virksomhed
• O2: Adgang til finansiering på nationalt plan
• O3: Initiativer rettet mod iværksættere (udvekslinger organiseret for nye iværksættere, mentorordninger osv.)
• Ingen emnekode: Offentlige kontrakter
• P1: Deltagelse i offentlige udbud: regler og procedurer
• P2: Indgivelse af et bud via internettet som svar på en offentlig udbudsprocedure
• P3: Indberetning af uregelmæssigheder i forbindelse med udbudsproceduren
• Ingen emnekode: Sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen
• Q1: Forpligtelser vedrørende sundhed og sikkerhed i forbindelse med forskellige former for aktiviteter, herunder risikoforebyggelse, oplysning og uddannelse
• Ingen emnekode: Procedurer under bilag II: Opstart, drift og lukning af en virksomhed.

Digitaliseringsstyrelsen vejleder om implementeringen af EU-forordningen om Single Digital Gateway:

Vejledninger til myndigheder om Single Digital Gateway-forordningen

Vær opmærksom på særlige processer og krav, der gælder for kommunernes erhvervsrettede selvbetjeningsløsninger:

Kommunal selvbetjening på Virk