Loading…
Tilbage

Mulige tilgange til integration mellem ESDH og andre systemer


04-05-2010 14:59:29

Der er et udstrakt og stigende behov for at integrere ESDH-systemer med andre systemer, der anvendes i organisationen. Det kan være alt fra tekstbehandlingsprogrammer til specialudviklede fagsystemer.Overordnet kan der identificeres tre forskellige tilgange til integration med andre systemer: 

1) Extension-håndtering
Den simpleste form for integration er, at ESDH-systemet sættes i stand til at lagre filer fra det eksterne system - eksempelvis tekstdokumenter i formaterne .doc eller .odt. Filerne vil så kunne tilgås når der klikkes på dem ved, at ESDH-systemet starter det program, der i styresystemet er associeret med filtypen, såsom MS Word for .doc og Open Office Writer for .odt.
Denne integration er ganske enkel i både koncept og teknik, da den blot kræver, at ESDH-systemet har adgang til at starte programmer på brugerens maskine.
Metoden har dog også ulemper. For det første kan der opstå situationer, hvor en bruger gemmer et dokument i et format som kræver et program, som en anden bruger ikke har installeret på sin maskine. Desuden fjerner man muligheder for at søge eller indeksere i indholdet af den lagrede fil, da selve ESDH-systemet ikke forholder sig til indholdet, men kun giver opgaven videre til et andet program. 

2) Integration i ESDH-systemet
I dag har mange ESDH-systemer fast programmerede integrationer til Microsoft Office som gør det muligt at oprette, redigere og journalisere .doc-dokumenter i selve ESDH-miljøet.
Dette betyder, at ESDH-systemet har fuld kontrol over integrationen og dermed optimalt kan sikre en smidig journalisering af dokumenterne.
Af ulemper kan nævnes, at en sådan tæt kobling med eksterne systemer er mindre fleksibel, idet der skal specialudvikles integrationer for alle programmer, der ønskes snitflader til - såsom Open Office, Lotus Notes eller tilsvarende. Dette er bekosteligt og tager tid, hvis der er mange systemer at samarbejde med.
Desuden forøger det størrelsen på ESDH-systemet og dermed installations- og driftbyrderne, hvis ESDH-systemet skal indeholde programkode for alle eksterne programmer, som der skal kunne integreres med. 

3) Integration via API og plugins i eksterne systemer
Den tredje mulighed er at lægge integrationen i de eksterne systemer i form af plugins. Det ses for eksempel i ESDH-systemet Captias integration med MS Outlook. Her er der udviklet et plugin som tillader Outlook at oprette sager, søge i sager, tilknytte dokumenter og parter og så videre. Dermed lægges programkoden til integration over i det system, der integrerer sig med ESDH-systemet, hvorved det sikres, at kun de integrationer, der er relevante optager plads hos den enkelte bruger.
Det er muligt, at denne tilgang er svær at implementere i forhold til nogle af de eksisterende ESDH-systemer på markedet, hvilket vil gøre det dyrt at komme i gang ad denne vej. Desuden kræver modellen, at ESDH-systemernes APIer tillader de handlinger som de eksterne programmer har behov for at udføre, hvilket kræver, at der er tillid til dem.
Plugins skal også udvikles, og ved at vælge denne model flyttes den opgave som udgangspunkt fra ESDH-leverandørerne og over på applikations-leverandørerne, hvilket kan være svært at løfte eller kræve løftet som kunde.
Desuden kræver modellen, at der enten er ens APIer til de forskellige ESDH-systemer eller at der udvikles et plugin til hvert ESDH-system, hvilket kan være en stor belastning.

  • Hvilken model eller kombination af modeller foretrækker du?
  • Eller har du et bud på en fjerde, femte eller sjette metode?
  • Er der graverende problemer med nogen af metoderne som bør udelukke dem?

Giv dit besyv med i debatten, så vi kan arbejde hen imod den bedst mulige løsning.